Phần mềm quản lý bán hàng| Phần mềm quản lý nhà hàng| Máy in

Mùa đại hội đồng cổ đông năm nào cũng có nhiều doanh nghiệp thất bại và tốn kém trong tổ chức đại hội, phải tổ chức lại đến lần 2, lần 3. Vậy những khó khăn thường gặp của các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp lần đầu tiến hành tổ chức tổ chức đại hội cổ đông đó là gì?
Những khó khăn thường gặp khi chuẩn bị, tiến hành ĐHCĐ 
Thông thường các doanh nghiệp khi tổ chức đại hội cổ đông sẽ tiến hành theo quy trình, cách thức thủ công như sau: 
 - Triệu tập cuộc họp (Chuẩn bị địa điểm tổ chức; Chuẩn bị danh sách cổ đông tham dự; In thư mời; Gửi thư mời; Gửi tài liệu tới từng cổ đông và xác định số cổ đông dự họp tối thiểu)
 -  Tiến hành cuộc họp.
 - Thông qua quyết định của Đại hội cổ đông. (Sau khi tiến hành biểu quyết thì tiến hành kiểm phiếu bằng hình thức nhập dữ liệu vào excel, sau đó lọc ra lấy kết quả cuối cùng).
Mặc dù doanh nghiệp tốn nhiều thời gian, nhân lực để tổ chức đại hội, nhưng có thể vẫn gặp nhiều sai sót, nhầm lẫn trong quá trình chuẩn bị và trong suốt quá trình diễn ra đại hội cổ đông, như:
1. Sai sót khi tiến hành chuẩn bị và gửi thông báo mời họp
Luật Doanh nghiệp quy định:"Thông báo được gửi bằng phương thức bảo đảm đến được địa chỉ thường trú của cổ đông". Và trong thực thế đã có không ít trường hợp sai sót xảy ra ngay từ đầu trong khâu gửi thư mời và gửi tài liệu cho các cổ đông. 
Gửi thông báo thư mời tới cổ đông là một phần rất quan trọng. Để thư mời đến được tận tay và chính xác từng cổ đông thì mất một “quỹ” thời gian khá lớn và cần nhiều nhân lực để tiến hành lọc danh sách, phân loại thư mời, phân loại cổ đông, phân loại số lượng cổ phần của từng cổ đông, tạo mã số cổ đông, vấn đề biểu quyết…
Sau khi chốt được danh sách cổ đông thì việc gửi thư mời và gửi tài liệu tới cổ đông cũng chiếm không ít thời gian của doanh nghiệp cũng như dễ mắc phải những nhầm lẫn (Gửi nhầm thư mời cho cổ đông; gửi lặp lại nhiều lần cho 1 cổ đông; gửi sót và nhầm tài liệu cho cổ đông như chỉ gửi một thông báo mời họp mà không gửi tài liệu kèm theo hoặc chỉ gửi một số ít trong số những tài liệu …)
Những nhầm lẫn này khiến cổ đông mất quyền dự họp hoặc cổ đông có quyền dự họp nhưng không nhận được tài liệu đầy đủ. Điều này sẽ dễ làm xảy ra những vụ kiện tụng giữa các cổ đông.
2. Sai sót trong quá trình diễn ra Đại hội cổ đông
 Trước khi Đại hội cổ đông được diễn ra, việc chốt danh sách số lượng cổ đông tham gia họp: Kiểm tra xem có bao nhiêu cổ đông tham gia? Có bao nhiêu cổ phần? Đại hội sẽ được diễn ra nếu số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 65% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết cho lần họp thứ nhất, và 51% cho lần họp thứ 2. Nếu doanh nghiệp có số lượng cổ đông lớn, ít bàn check thông tin cổ đông, công việc này sẽ “ngốn” nhiều thời gian, nhân lực và có thể bị thiếu chính xác nếu sử dụng  phương pháp thủ công.  
Thực tế, trong quá trình tiến hành Biểu quyết và Bầu cử, nếu có trường hợp sai sót hay thay đổi, điều chỉnh sẽ phải tiến hành in lại phiếu. Việc in lại phiếu Biểu quyết và Bầu cử bằng máy in A4 sẽ chiếm nhiều thời gian và làm ảnh hưởng tới các cổ đông khác phải chờ đợi. Tất cả những điều này sẽ tạo ra hình ảnh không tốt trong mắt những cổ đông tới tham dự.
Ngoài ra, việc thông qua chương trình, thay đổi chương trình, cách thức biểu quyết, kiểm phiếu, thông qua biên bản, nghị quyết đại hội đồng cổ đông...có thể mắc sai sót, nhưng nghiêm trọng nhất là sự nhầm lẫn trong quá trình kiểm phiếu (đặc biệt là trong trường hợp bầu dồn phiếu).
Thông thường, Biểu quyết và Bầu cử thực hiện bằng cách lấy ý kiến các cổ đông, sau đó ban kiểm phiếu sẽ cập nhật dữ liệu vào excel rồi lọc lấy kết quả. Tuy nhiên, những cuộc họp Đại hội cổ đông lớn, có nhiều cổ đông thì việc áp dụng phương thức này rất dễ xảy ra sai sót và nhầm lẫn dẫn tới cuộc họp bị hủy bỏ và phải tiến hành lại để có được 1 kết quả chính xác nhất
3. Nhầm lẫn về biên bản cuộc họp
Cũng có những trường hợp sai sót mang tính kỹ thuật như sự nhầm lẫn về biên bản cuộc họp.
Biên bản cuộc họp Đại hội đồng cổ đông là văn bản ghi lại diễn biến của cuộc họp mà người ký biên bản là thư ký và chủ tọa, khác với nghị quyết là một loại văn kiện thể hiện những nội dung đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua, nó chỉ là một phần trong Biên bản họp mà người ký là Chủ tịch HĐQT. Tuy nhiên, trên thực tế hai loại văn bản này thường bị nhầm lẫn. Có trường hợp biên bản lại ghi quá ngắn ngọn như nghị quyết. Ngược lại có nghị quyết lại chép đầy đủ gần như biên bản.
Hay như không ghi rõ kết quả biểu quyết và nghị quyết đối với từng vấn đề trong nội dung chương trình họp. Những thiếu sót tưởng chừng như nhỏ này lại có thể dẫn tới các rắc rối lớn khi xảy ra mâu thuẫn giữa các nhóm cổ đông.
Từ những sai sót trên, doanh nghiệp sẽ phải đối diện rủi ro nghị quyết đại hội đồng cổ đông bị hủy bỏ (đặc biệt là những đại hội cổ đông lớn có nhiều cổ đông tham gia). Điều này đồng nghĩa với việc làm tiêu tốn chi phí, làm mất rất nhiều thời gian của doanh nghiệp cũng như làm mất uy tín và gây ảnh hưởng không nhỏ tới các cổ đông.
Do tính chất cuộc họp Đại hội cổ đông mỗi năm chỉ diễn ra một lần , và mỗi lần chỉ tổ chức trong một thời gian ngắn nên đòi hỏi phải bài bản, chặt chẽ vì nó thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của 1 doanh nghiệp.
Vậy giải pháp nào cho doanh nghiệp?
Thấu hiểu những trăn trở của các doanh nghiệp về những khó khăn trong tổ chức đại hội đồng cổ đông, Công ty Cổ phần Công nghệ ATO đã đưa ra giải pháp công nghệ hiện đại – Phần mềm Tổ chức đại hội cổ đông. Giải pháp sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp trong mùa đại hội cổ đông 2016 này.
Để biết thêm thông tin chi tiết về Phần mềm tổ chức đại hội cổ đông, Tại đây.